Minder dan de helft van de bedrijven met 50 tot 249 medewerkers (42%) heeft een verzuimbeleid uitgewerkt. Dat blijkt uit een onderzoek dat Mensura en Indiville voerden in het voorjaar van 2024 bij 1355 werknemers en 511 werkgevers in België. De redenen achter dat cijfer? Verzuim is zelden een prioriteit, de organisatie bevat onvoldoende kennis of er is simpelweg geen tijd voor. Wilms, een familiebedrijf uit de Kempen met 200 medewerkers (die ‘Schaduwmeesters’ worden genoemd), laat zien dat het ook anders kan.

Een verzuimbeleid voor draagvlak

In 2024 schakelde Wilms Mensura in om een verzuimbeleid op maat uit te schrijven. “We zijn daar niet vertrokken vanuit een sjabloon,” vertelt Tina Ermgodts, HR manager bij Wilms. “Mensura heeft echt geluisterd naar ons verhaal en dat als basis gebruikt voor een draaiboek. Een hele fijne samenwerking met grote meerwaarde.”

De opstart van een verzuimbeleid was een investering, maar wel eentje dat loonde. Het werd breed gecommuniceerd naar alle Schaduwmeesters, en creëerde zo een breed draagvlak voor verschillende initiatieven. Denk maar aan het Sociaal-Medisch Team, dat halfjaarlijks de dossiers van langdurige afwezigheid bekijkt. Of Wilms Fit, een werkgroep die focust op fysieke en mentale gezondheid.

Mensura speelt ook een belangrijke rol in het preventiebeleid van Wilms, dankzij externe opleidingen over voedingsadvies, ergonomie, het herkennen van burn-outsignalen etc. “Vooral hun opleiding over verzuimgesprekken voeren was een echte eyeopener,” vult Tina aan. “Ik zou het elk bedrijf aanraden, kmo of niet.”

Budgetvriendelijke verzuimoplossingen voor kmo’s

Hoe kan jouw kmo laagdrempelig aan de slag om het verzuim in je organisatie te beperken? Wilms deelt graag enkele tips:

Tip #1: investeer in zorgzaamheid

“Menselijk kapitaal mag je nooit zien als kostenpost, maar als het belangrijkste kapitaal van je organisatie,” zegt Tina. “Daarom investeren wij in een bedrijfscultuur die zorgzaamheid centraal stelt. Onze laatste psychosociale risicoanalyse toonde aan dat de Schaduwmeesters Wilms zien als een veilige en beschermende werkomgeving, waar je niet bang hoeft te zijn om je problemen aan te kaarten. Die zorgzaamheid kost geen geld of energie. Integendeel, je krijgt er net energie van.”

“Je bent vaak zelf de laatste die doorheeft dat er iets mis is,” vertelt Dorien Toremans, personeelsverantwoordelijke bij Wilms. “Door onze open communicatiecultuur kennen we elke persoonlijke situatie, en koppelen we mensen in bepaalde situaties – diabetes, insomnia etc. – al proactief aan een coach.”

Tip #2: kijk naar wat mensen (nog) kunnen

Volgens het onderzoek van Mensura en Indiville voorziet 22% van de bedrijven met 50 tot 249 medewerkers ‘meestal wel’ aangepast werk bij de terugkeer van langdurig zieken naar de werkvloer. Het bijbehorende advies van Wilms: denk niet in drempels, maar in mogelijkheden.

“We zijn bijzonder trots op onze maatregelen voor progressieve werkhervatting,” glundert Tina. “Niemand zit graag ziek thuis in de zetel, maar je moet echt out of the box durven denken als organisatie en de drempel om terug te keren laag houden. En daar hebben we al zoveel mooie verhalen geschreven. Een medewerker die gradueel zijn uren weer opbouwt, in functie van wat hij kan, en die je zo helpt aansterken: het is fantastisch om te zien hoe zo’n medewerker weer groeit en gelukkig aan het werk kan blijven.”

Tip #3: zorg voor verbinding

Het onderzoek toont ook aan dat 32% van de bedrijven met 50 tot 249 medewerkers een collectief re-integratiebeleid heeft uitgewerkt. Wilms laat zien dat de procedures helemaal niet duur of gecompliceerd hoeven te zijn.

“Wanneer medewerkers ziek worden, dan nemen we na vier weken informeel contact op via WhatsApp,” legt Dorien uit. “We vragen hoe het gaat, laten weten dat we voor hen klaarstaan, en nodigen hen uit om samen met collega’s iets te gaan drinken buiten de arbeidscontext. En daar gaan ze vaak op in, want mensen hebben daar nood aan. Laat hen voelen dat ze tijdens hun afwezigheid een deel blijven van de familie.”

Tip #4: je hoeft het niet alleen te doen

Uit het onderzoek blijkt ook dat 87% van de Belgische bedrijven nog niet samenwerkt met een externe partner om verzuim aan te pakken; 55% betrekt de preventiedienst niet. Daar liggen volgens Tina en Dorien nog vele mogelijkheden voor kmo’s.

“Je hoeft het warm water niet opnieuw uit te vinden,” zegt Tina. “Als er één ding is dat ik de voorbije 14 jaar bij Wilms heb geleerd, dan is het dit: laat je begeleiden om je medewerkers gezond te houden. En het hoeft niet duur te zijn. Je externe preventiedienst heeft zo’n mooi aanbod – maak er gebruik van!”

Zorgen voor elkaar is gratis

Het is perfect mogelijk om als kmo verzuim effectief en betaalbaar aan te pakken. Een uitgewerkt verzuimbeleid is sowieso de investering waard, maar er zijn ook zoveel andere mogelijkheden. Open communicatie, denken in functie van mogelijkheden, verbinding opzoeken, externe expertise benutten … Met de juiste partners en een menselijke aanpak zet je jouw bedrijf en je medewerkers op een gezond spoor.