Arbeidskansen: van repressieve naar warm-zakelijke aanpak van verzuim

Arbeidskansen stelt personen tewerk met een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt. De vzw biedt een heel divers aanbod aan werkgelegenheid: horeca, metaalverwerking, assemblage, verpakking, postbedeling, huishoudhulpen, strijkateliers enzovoort. Alle afdelingen samen tellen ongeveer 300 medewerkers.

“Anno 2023 kampte Arbeidskansen met 16% verzuim”, vertelt Mensura-verzuimexpert Nathalie Vanaenrode. “De specifieke medewerkerspopulatie zat daar zeker voor iets tussen, maar kon dat hoge cijfer niet verklaren. Er moest dus dringend verandering komen. Niet alleen liepen de verzuimkosten danig op, sommige langdurig zieken vonden de weg niet meer terug naar de werkvloer.”

Mensura schoof aan tafel met de preventieadviseur, de algemeen directeur en de verantwoordelijke van de sociale dienst. “Samen brachten we de problematiek in kaart en peilden we naar de bestaande verzuimacties”, gaat Nathalie verder. “Verzuim werd vrij repressief aangepakt via controleartsen”, vult Roland Daubies aan, preventieadviseur bij Arbeidskansen. “Een doordacht welzijns- en preventiebeleid ontbrak, door een gebrek aan hr-capaciteit.”

Mensura stelde de verwachtingen van de directie scherp en maakte de geesten rijp voor een nieuwe visie rond verzuim en re-integratie: de warm-zakelijke aanpak. Nathalie: “De vertrouwensband tussen medewerker en leidinggevende zou voortaan het uitgangspunt zijn, maar wel geflankeerd door heldere afspraken en een aantal geijkte procedures.”

De leidinggevenden kregen trainingen om de verzamelde verzuimdata correct te interpreteren en verzuimgesprekken te voeren. Roland: “Het effect van alle inspanningen bleef niet uit. Na anderhalf jaar zakte ons kort verzuim al spectaculair tot 3%.”

Roland: “Onder ons verzuim gingen uiteenlopende pijnpunten schuil, van fysiek zware werkomstandigheden in het staalatelier tot moeilijke thuissituaties. Als preventieadviseur wou ik heel bewust een andere verzuimkoers varen. Allereerst was een benadering van verzuim op mensenmaat absoluut noodzakelijk. Verder mochten we niet langer actie ondernemen op buikgevoel. Dus ik begon een aantal verzuimindicatoren te monitoren.”

“Nathalie peilde heel goed naar mijn verzuimvisie, maar durfde ook tegengas te geven”, gaat hij verder. “Zo apprecieerde ze mijn sociaal verantwoordelijkheidsgevoel, maar ze wees me tegelijk op het risico van een gebrek aan vaste afspraken en heldere procedures. Ze overtuigde me van de warm-zakelijke aanpak om tot een duurzame daling van onze verzuimcijfers te komen.”

“Tijdens een workshop met de personeelsdienst en de coördinatoren van de verschillende afdelingen gaven we concreet vorm aan het verzuimbeleid”, vertelt Nathalie. “Hoe meldt een medewerker zich voortaan ziek? Welke procedure treedt er dan in werking? Vanaf welke frequentie komt er een verzuimgesprek? Op welke manier houdt de leidinggevende contact tijdens de verzuimperiode? Enzovoort.

De coördinatoren kregen tijdens verschillende opleidingen alle nodige ondersteuning om het verzuim binnen hun afdeling op te volgen en juist in te grijpen binnen de filosofie van de warme zakelijkheid. Blijft een medewerker vaak of lang weg van het werk, dan is het belangrijk om te weten wat er speelt. Daar is wederzijds vertrouwen voor nodig.”

“Als iemands thuissituatie het nauwelijks toelaat om te werken, dan moet daar eerst een oplossing voor komen”, legt Roland uit. “Met onze recent opgestarte sociale dienst als spil proberen we te helpen waar mogelijk om ook de privésituatie van onze medewerkers te verbeteren.

De nieuwe verzuimvisie wordt intussen goed gedragen en ik ben aangenaam verrast door het engagement van onze coördinatoren. Ze gaan het gesprek met medewerkers niet langer uit de weg. Af en toe bellen ze mij op voor een second opinion. Verzuim is bespreekbaar geworden bij ons op de werkvloer en dat is een enorme ommekeer.”

De impact van de nieuwe verzuimaanpak? Roland: “Vandaag staat het kort verzuim op 3%, een spectaculaire verbetering. Ons langdurig verzuim blijft wel hangen rond 10%, dat blijft voorlopig te hoog. We geven onszelf een jaar om dat terug te brengen tot 6 à 7%. De ambitie is om zoveel mogelijk medewerkers te re-integreren. Dat we binnen Arbeidskansen veel verschillende afdelingen en activiteiten hebben, is daarbij een voordeel.”

“Langdurig zieken stelselmatig opnieuw betrekken bij de werkcontext en hen aangepast werk aanreiken, is nu topprioriteit”, stipt Nathalie aan. “Verder is het belangrijk om het verzuimbeleid onder de aandacht te houden. Door geregeld te rapporteren over de verzuimindicatoren, in dialoog te blijven met de leidinggevenden over het thema, nieuwe leidinggevenden op te leiden ...”

“Dankzij Mensura zijn we tot een werkbaar systeem gekomen om ons verzuim op te volgen en terug te dringen”, besluit Roland. “Zij hebben geluisterd naar onze noden en behoeftes en op basis daarvan een beleid en actieplan uitgestippeld. Het beleid getuigt van grote professionaliteit en is op maat gesneden van onze toch wel aparte organisatie.”