Verzuimbeleid: een dynamisch gegeven
Klinkt dit herkenbaar? Je lanceert een verzuimbeleid en ziet op korte termijn je verzuimcijfers dalen, maar na een tijdje schiet die curve weer genadeloos de hoogte in. Was het dan allemaal te mooi om waar te zijn? Zeker niet! Het is wél een belangrijke les: je verzuimbeleid is een dynamisch gegeven dat voortdurend opvolging nodig heeft om tot duurzaam succes te leiden.
Daarvoor heb je een gestructureerd systeem nodig, waarmee je je verzuimbeleid vastlegt, monitort en erover rapporteert. Zo gaat het echt ‘leven’ in je organisatie. En daarbij kan verzuimsoftware een belangrijke rol spelen.
TeamFlows
- Mensura helpt bedrijven om hun verzuimbeleid te verankeren en op te volgen met behulp van de software TeamFlows. Dat doen we samen met Otherside at Work. Op onze blog vertellen Diederik Benders (CEO Otherside at Work) en ikzelf je graag meer over wat verzuimsoftware precies doet, en waarom het – voor jou als werkgever – een investering waard is.
Hoe je met verzuimsoftware impact maakt
Verzuimsoftware zoals TeamFlows zorgt ervoor dat je verzuimbeleid geen eenmalig project wordt, maar een integraal onderdeel van je dagelijkse bedrijfsvoering. Op deze manieren helpt verzuimsoftware om je verzuimbeleid te borgen:
Voordeel #1: je automatiseert je processen
Met verzuimsoftware volgen de juiste personen de juiste procedures op het juiste moment. Het is namelijk een slim en dynamisch systeem waarin de ene actie automatisch een volgende actie triggert, en bepaalde antwoorden een specifieke vervolgtaak genereren. Meldt iemand zich bijvoorbeeld ziek? Dan stuurt de software na die registratie meldingen met de correcte actiepunten naar de betrokken personen.
Deze automatisatie van je verzuimdossiers vermindert de kans op fouten of gemiste stappen, bespaart je hr-afdeling heel wat administratief werk, en zorgt ervoor dat je verzuimbeleid consequent wordt uitgevoerd.
Voordeel #2: je krijgt inzicht in real-time data
Zonder verzuimsoftware worden je ziekmeldingen waarschijnlijk manueel ingegeven en geüpdatet, gebaseerd op data uit verschillende hr-softwaresystemen. Verzuimsoftware verbindt die databases veilig en GDPR-proof, en centraliseert de gegevens op één platform. Zo kan je je verzuimsituatie steeds op de voet volgen. Dat laat toe om snel trends en pijnpunten te identificeren, waardoor je gericht kan ingrijpen en bijsturen. Dat lost problemen op de korte termijn op, én de voortdurende optimalisatie van je beleid helpt je ook om goede resultaten te blijven behalen.
Voordeel #3: je creëert betrokkenheid en compliance tegelijk
Software helpt je organisatie en leidinggevenden om te investeren in het welzijn van je medewerkers. Het platform maakt dat ook zichtbaar. Door alle verzuimprocedures, afspraken, acties etc. vast te leggen in een automatisch systeem, ontstaat er een logboek van je geleverde inspanningen. Je medewerkers kunnen er zo rechtstreeks zien wat je voor hen doet, zodat ze zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelen. Ook kan je op die manier eenvoudig aantonen hoe je bijvoorbeeld de regelgeving rond re-integratie hebt nageleefd binnen jouw organisatie.
Voordeel #4: je volgt eenvoudig re-integratietrajecten op
Voor een goed draaiend verzuimbeleid heb je meer nodig dan de opvolging van je ziekmeldingen en afwezigheden. Succesvol herstel en soepele re-integratie zijn ook essentiële bouwstenen. Een goede begeleiding van je medewerkers tijdens hun afwezigheid versnelt hun terugkeer naar de werkvloer – al dan niet met aangepast werk.
Met verzuimsoftware kan je re-integratieprocessen op een gestructureerde manier beheren. Welke afspraken werden er gemaakt, welke vooruitgang is er, hoe voelt de medewerker zich … Op het platform verlies je nooit het overzicht.
Voordeel #5: je versterkt communicatie en bewustzijn
Verzuimsoftware biedt een centraal platform waar medewerkers, leidinggevenden en hr-professionals met elkaar kunnen communiceren over verzuim. Iedereen heeft toegang tot dezelfde data (afhankelijk van hun rollen en rechten) en krijgt nauwgezet meldingen van de nodige actiepunten en afspraken. Zo voorkom je misverstanden en worden je medewerkers zich meer bewust van de verzuimprocedures en hun verantwoordelijkheden – een belangrijke factor in de effectieve borging van je verzuimbeleid.
Conclusie: een beleid is zilver, opvolging is goud
Een verzuimbeleid is een belangrijke eerste stap om verzuim te verminderen en je medewerkers gezond te houden. Maar duurzaam succes ligt in een doeltreffende borging, met een cruciale rol voor verzuimsoftware. Het automatiseert processen, biedt inzicht in data, versoepelt communicatie, waarborgt compliance en ondersteunt re-integratietrajecten. Hierdoor boek je als bedrijf niet alleen kortstondige successen. Op de lange termijn houd je je verzuimcijfers laag en bevorder je een gezonde werkcultuur.
