Hoe sociale dienstverlener IN-Z verzuim bespreekbaar maakt

Sociale organisatie IN-Z biedt assistentie aan huis, van poetshulp tot kookdienst. Daarnaast ondersteunt de vzw besturen en ondernemingen door er opleidingen te geven of mensen tewerk te stellen die moeilijk toegang vinden tot de arbeidsmarkt.

Een hoog verzuim staat die mooie sociale doelstelling jammer genoeg in de weg. IN-Z schakelde onze verzuimexperts in om het probleem gestructureerd aan te pakken en zo een positief duurzaam verzuimbeleid te installeren.

• Heidi Sykora, hr-expert bij IN-Z
• Elke Swerten, teamleider bij IN-Z
• Nathalie Vanaenrode, verzuimexpert bij Certimed

Heidi: “De voorbije jaren namen we al heel wat initiatieven om ons verzuimprobleem aan te pakken, maar door tal van factoren bleef het effect van onze inspanningen beperkt. De moeilijke implementatie en het gebrek aan opvolging van de acties zijn maar twee van die redenen. Een gestructureerde, duurzame oplossing drong zich dan ook op. We klopten aan voor hulp bij de verzuimexperten van onze externe preventiedienst Mensura.”

Nathalie: “Uit onze cijfermatige analyse bleek dat IN-Z met extreem hoge verzuimcijfers kampt. We zijn dan ook van nul begonnen met ons vijfstappenplan richting een positief, duurzaam verzuimbeleid. Na de verzuimcijferanalyse en gesprekken met medewerkers in verschillende functies presenteerden we het plan van aanpak aan Heidi en haar collega’s.

IN-Z nam de daaropvolgende, niet te onderschatten inspiratiefase op zich: medewerkers informeren over de nieuwe aanpak. Vanaf de derde stap – het verzuimbeleid vormgeven – boden wij dan weer ondersteuning. Zo organiseerden we een ‘commitment-sessie’ om de directie mee aan boord te krijgen en de rollen te verdelen. In een werkgroep doorgrondden we daarna de bestaande procedures en bespraken we de verwachtingen voor het nieuwe beleid.”

Heidi: “De verzuimcijferanalyse was een stevige wake-upcall. Die was ook nodig om intern bewustzijn te creëren. Hoe dieper we in de materie doken, hoe duidelijker het werd dat onze verzuimcijfers een indicator zijn voor een dieper geworteld probleem. We praten te weinig, onze leidinggevenden werken te vaak op een eiland. Dan is het moeilijk om een thema als verzuim op de agenda te krijgen. Daarom was de opleiding gesprekstechnieken voor onze teamleiders een cruciale stap in het verzuimtraject.”

Nathalie: “In de opleiding gesprekstechnieken staat een warm-zakelijke dialoog centraal. De teamleiders bij IN-Z doen hun job ongetwijfeld uitstekend, maar de meesten wisten niet hoe ze een gesprek over verzuim moeten aanknopen. En daar knelt net het schoentje bij veel organisaties: pas als verzuim bespreekbaar wordt, kan je het terugdringen.”

Elke: “Als teamleider volg ik onze begeleiders in Vlaams-Brabant op. Die begeleiders volgen op hun beurt hun medewerkers op. Ik hou de verzuimcijfers van zowel de begeleiders als de medewerkers in de gaten, maar voer ook individuele gesprekken met onze begeleiders over hun welzijn en loopbaan. En de begeleiders doen dat met hun medewerkers. In die gesprekken waren teamleiders en begeleiders altijd vrij voorzichtig, naar mijn gevoel. We durfden de ‘werkgeverspet’ niet op te zetten en confronteerden onze medewerkers niet met bijvoorbeeld een te hoog verzuim.

De opleiding gesprekstechnieken hielp ons om onze medewerkers die spiegel wél voor te houden. Soms moet je mensen confronteren met bijvoorbeeld hun verzuimfrequentie. Dat wil zeker niet zeggen dat we nu alleen maar ‘harde’ verzuimgesprekken voeren. We leerden vooral om daar ‘investeringsgesprekken’ van te maken. Ook met onze langdurig afwezigen houden we nu contact. Door open te communiceren laat je zien dat je om je medewerkers geeft. En zo hou je ze aan boord.”

Heidi: “We zijn ons nieuwe verzuimbeleid nu aan het implementeren. Al werd tijdens het traject ook duidelijk dat zo’n beleid niet in steen gebeiteld staat. Je moet het voortdurend bijsturen. Zo moesten we door de coronacrisis ook thuiswerkregels meenemen.

Maar de belangrijkste conclusie van onze oefening was dat we een verandering in onze bedrijfscultuur nodig hadden. De opleiding gesprekstechnieken is een hefboom om die cultuurswitch te doen slagen. Door over het probleem te spreken zal niet enkel ons verzuim dalen, maar zal IN-Z ook een fijnere organisatie worden om voor te werken.”

Elke: “Onze nieuwe aanpak is nog te jong om cijfermatige effecten te zien, maar ik heb wel het gevoel dat het vertrouwen tussen onze mensen aan het groeien is. De opleiding gesprekstechnieken en het hele verzuimtraject zijn voor mij maar eerste stappen richting een breed gedragen welzijnsbeleid en een open bedrijfscultuur. Daar zijn we nog lang niet, maar we zijn wel het juiste pad ingeslagen.”

Wil je net als IN-Z verzuim verlagen en welzijn verhogen?

Ontdek hoe wij je kunnen helpen bij je verzuim- en welzijnsbeleid.