Dans notre série M-pact, nous évaluons l’impact positif d’un projet auprès de toutes les parties concernées : des responsables hiérarchiques aux chefs de projet, en passant par les collaborateurs sur le terrain. Nous organisons à cet effet une réunion lors de laquelle nous discutons de la collaboration et du résultat.
Le projet
En 2023, le taux d’absentéisme était excessif dans de nombreux services de la ville de Diest. D’une part, les absences de courte durée étaient très nombreuses dans l’administration locale. D’autre part, la possibilité de cumuler ses congés de maladie et de les prendre avant la retraite pesait lourdement sur les chiffres de l’absentéisme de longue durée. « Cette culture était propice à l’absentéisme », résume Nathalie Vanaenrode, experte en absentéisme chez Mensura.
Après quelques initiatives isolées, le service du personnel a publié un appel d’offres pour une politique d’absentéisme. Mensura a été sélectionné pour mettre en place cette approche et la déployer dans l’ensemble de l’organisation. Riet Bulckens : « L’approche de Mensura, basée sur les données, nous a convaincus. Il fallait réduire l’absentéisme et nous voulions impliquer les différents services dans cette démarche. La lutte contre l’absentéisme n’est pas seulement l’affaire des RH. »
Mensura a élaboré un plan de projet et l’a mis en œuvre en concertation avec le service du personnel, la direction et les chefs des différents services de la ville de Diest. Et quel succès : en un an, tous les indicateurs d’absentéisme se sont améliorés !
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« Cette culture était propice à l’absentéisme. »
- Nathalie VanaenrodeLes acteurs principaux
- Nathalie Vanaenrode, experte en absentéisme chez Mensura
- Riet Bulckens, cheffe du service du personnel de la ville de Diest
- Jo Haenraets, directeur financier de la ville de Diest
Les différentes difficultés
« Quelques difficultés expliquaient le taux d’absentéisme élevé de la ville de Diest », annonce Riet. « Il n’y avait aucune uniformité dans les procédures de notification de maladie, de suivi de l’absentéisme, d’organisation du retour au travail… Chaque chef de service faisait les choses à sa manière. Le seuil d’absentéisme était dès lors devenu très bas au fil des ans. »
« En outre, la grande diversité des profils – du service des espaces verts à la garderie, en passant par le service informatique – complique les choses pour adopter une politique unique. A cela s’ajoute une législation stricte pour les administrations locales. Il est plus compliqué que dans une entreprise privée de reprendre progressivement le travail ou de bénéficier d’une mobilité interne entre les services ou du jobcrafting. De même, il est difficile de concurrencer un système qui permet aux fonctionnaires statutaires de cumuler leurs congés de maladie et de les prendre en fin de carrière. »
Des chiffres alarmants
La première étape de l’approche de Mensura consistait à se renseigner auprès des responsables hiérarchiques et chefs de service pour en savoir plus sur les actions existantes en matière d’absentéisme, de bien-être et de réintégration. Quelles étaient leurs attentes quant au trajet à parcourir ? Avaient-ils peut-être des conseils à donner ?
L’experte en absentéisme s’est ensuite penchée sur les chiffres. Nathalie : « Il n’existe pas de point de référence sectoriel pour les administrations locales, mais les chiffres de la ville de Diest étaient très élevés par rapport à la moyenne belge – tant pour l’absentéisme de courte et longue durée que pour la fréquence des absences. »
« C’est alors que la sonnette d’alarme a retenti, surtout lorsque nous nous sommes aussi intéressés aux coûts », poursuit-elle. « Une fois les chiffres disponibles, nous avons aussi déterminé le but de notre trajet. Nous avons fixé des objectifs réalistes en matière de taux d’absentéisme, de fréquence des absences et d’absentéisme nul. »
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« Le scénario de Mensura nous a fourni le point de repère dont nous avions besoin pour assurer un suivi structurel de l’absentéisme. »
- Jo HaenraetsAmélioration de l’engagement
Outre l’expérience de Mensura en matière d’absentéisme, sa vision externe de la situation était particulièrement importante pour la ville de Diest. Riet : « Mensura a réussi à faire comprendre la gravité et l’urgence de la situation aux chefs de service et à la direction. Il fallait relever le seuil d’absentéisme et baisser le seuil de retour au travail. Le service du personnel ne peut y parvenir seul, tout le monde doit agir de concert. »
Lors des séances d’engagement, Mensura s’est concerté avec les différents chefs de service. Jo : « Réduire l’absentéisme et favoriser la reprise du travail des collaborateurs, ce n’est pas sorcier. Cependant, nous nous sommes rendu compte au cours des sessions que cela exigeait une attention permanente de la part des responsables hiérarchiques. »
« Le scénario de Mensura nous a fourni le point de repère dont nous avions besoin pour assurer un suivi structurel de l’absentéisme », poursuit Jo. « Il convient notamment de garder contact avec les absents de longue durée, d’organiser un entretien d’absentéisme avec les absents fréquents… Une formation a également été organisée pour apprendre à mener de tels entretiens, car c’est souvent délicat. »
Régularité et prévisibilité
Le service du personnel suit désormais aussi des procédures fixes. Il envoie des courriers et organise des entretiens, des médecins-contrôleurs se déplacent… Riet : « Au début, ces mesures strictes ont secoué l’organisation. Mais grâce à la régularité et à la prévisibilité des actions, les collaborateurs ont commencé à penser à leur retour au travail pendant leur congé de maladie. »
Nathalie : « Ce changement de culture prend du temps, c’est normal. Mais on sent que tout est en train d’évoluer. La nouvelle approche de l’absentéisme commence tout doucement à s’imposer : il y a de plus en plus d’ambassadeurs qui montrent le bon exemple et l’absentéisme constitue davantage une responsabilité partagée qu’il y a un an. »
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« Le fait que nous obtenions des résultats aussi rapidement nous encourage à poursuivre sur cette lancée.
- Riet BulckensObjectif atteint plus rapidement
Les résultats sont également très éloquents. Riet : « Nous avons réussi à faire progresser tous les paramètres d’absentéisme en moins d’un an. Mieux encore : nous avons atteint plus rapidement que prévu les objectifs que nous nous étions fixés en matière de taux d’absentéisme, de fréquence des absences et d’absentéisme nul. Le fait que nous obtenions des résultats aussi rapidement nous encourage à poursuivre sur cette lancée. »