Arbeidskansen adopte une approche chaleureuse de l’absentéisme

Arbeidskansen emploie des personnes en rupture avec le marché du travail classique. L’organisation à but non lucratif offre un éventail très varié de possibilités d’emploi : restauration, métallurgie, assemblage, emballage, service de courrier, aides ménagères, ateliers de repassage, etc. L’ensemble des départements compte environ 300 personnes.

« En 2023, Arbeidskansen enregistrait un taux d’absentéisme de 16 % », indique Nathalie Vanaenrode, experte en absentéisme chez Mensura. « La population spécifique de collaborateurs y était certainement pour quelque chose, mais ne pouvait pas à elle seule expliquer ce chiffre élevé. Un changement s’imposait donc de toute urgence. Non seulement les coûts de l’absentéisme pesaient lourd, mais certains malades de longue durée ne retrouvaient pas le chemin du travail. »

Mensura s’est entretenu avec le conseiller en prévention, le directeur général et le responsable du service social. « Ensemble, nous avons cartographié la problématique et évalué les actions existantes en matière d’absentéisme », poursuit Nathalie. « L’absentéisme était traité de manière assez répressive par les médecins de contrôle », ajoute Roland Daubies, conseiller en prévention chez Arbeidskansen. « Une politique réfléchie de bien-être et de prévention faisait défaut, faute de capacités au niveau des RH. »

Mensura a précisé les attentes de la direction et préparé les esprits à une nouvelle vision de l’absentéisme et de la réintégration : l’approche professionnelle et chaleureuse. Nathalie : « La relation de confiance entre le collaborateur et le responsable hiérarchique serait dorénavant centrale et encadrée par des accords clairs et un ensemble de procédures calibrées. »

Les responsables ont reçu une formation leur permettant d’interpréter correctement les données d’absentéisme collectées et de mener des entretiens d’absentéisme. Roland : « L’effet de tous ces efforts n’a pas tardé à se faire sentir. Après un an et demi, notre taux d’absentéisme à court terme a déjà chuté de façon spectaculaire à 3 %. »

Roland : « Notre taux d’absentéisme cachait divers points problématiques, allant des conditions de travail physiquement exigeantes dans l’atelier sidérurgique à des situations familiales difficiles. En tant que conseiller en prévention, j’ai très consciemment voulu changer de cap en matière d’absentéisme. Tout d’abord, il était impératif d’adopter une approche de l’absentéisme plus humaine. Nous ne devions plus non plus nous laisser guider par notre seule intuition. J’ai donc commencé à surveiller certains indicateurs d’absentéisme. »

« Nathalie a très bien compris ma vision de l’absentéisme, mais elle a aussi osé la mettre en question », poursuit-il. « Elle appréciait par exemple mon sens de la responsabilité sociale, mais elle m’a mis en garde contre l’absence d’accords fixes et de procédures claires. Elle m’a convaincu de l’importance d’une approche professionnelle et chaleureuse pour réduire durablement nos chiffres de l’absentéisme. »

« Lors d’un atelier avec le département des ressources humaines et les coordinateurs des différents départements, nous avons concrétisé la politique d’absentéisme », explique Nathalie. « Comment un collaborateur doit-il désormais se déclarer malade ? Quelle est la procédure qui s’applique alors ? A partir de quelle fréquence un entretien d’absentéisme est-il organisé ? De quelle manière le responsable hiérarchique garde-t-il le contact pendant la période d’absence ? Et ainsi de suite.

Les coordinateurs ont reçu tout le soutien nécessaire au cours de diverses sessions de formation pour surveiller l’absentéisme au sein de leurs départements et intervenir correctement dans le cadre de l’approche professionnelle et chaleureuse. Si un collaborateur s’absente souvent ou longtemps de son travail, il est important de comprendre ce qui se passe. Cela nécessite une confiance mutuelle. »

« Si la situation familiale d’une personne ne lui permet pas de travailler, il faut d’abord résoudre ce problème », estime Roland. « Nous avons récemment mis en place un service social qui s’efforce dans la mesure du possible d’améliorer la situation privée de nos collaborateurs.

La nouvelle vision de l’absentéisme est aujourd’hui bien acceptée et je suis agréablement surpris par l’engagement de nos coordinateurs. Ils n’hésitent plus à engager le dialogue avec les collaborateurs. Parfois, ils m’appellent pour avoir un deuxième avis. L’absentéisme n’est plus tabou sur le lieu de travail et c’est un énorme changement. »

Quel est l’impact de la nouvelle approche de l’absentéisme ? Roland : « Aujourd’hui, l’absentéisme de courte durée est de 3 %, une amélioration spectaculaire. Notre taux d’absentéisme de longue durée oscille autour de 10 %, ce qui reste trop élevé pour l’instant. Nous nous donnons un an pour ramener ce chiffre à 6-7 %. L’ambition est de réintégrer le plus grand nombre possible de collaborateurs. L’existence de nombreux départements et activités différents au sein d’Arbeidskansen est à cet égard un avantage. »

« Réintégrer systématiquement les malades de longue durée dans le monde du travail et leur fournir un travail adapté est aujourd’hui une priorité absolue », souligne Nathalie. « Par ailleurs, il est important de maintenir l’attention accordée à la politique d’absentéisme en établissant des rapports réguliers sur les indicateurs d’absentéisme, en maintenant le dialogue avec les responsables hiérarchiques à ce sujet, en formant les nouveaux responsables… »

« Grâce à Mensura, nous sommes parvenus à instaurer un système viable pour suivre et réduire notre absentéisme », conclut Roland. « Mensura a écouté nos besoins et nos exigences et a élaboré une politique et un plan d’action sur cette base. La politique fait preuve d’un grand professionnalisme et est adaptée à notre organisation pas tout à fait comme les autres. »