Hoe vermijd je discriminatie bij de uitvoering van je verzuimbeleid?

Verzuim correct aanpakken is vandaag belangrijker en tegelijk complexer dan ooit. Zeker nu de arbeidsrechtbanken steeds meer discriminatiezaken krijgen voorgeschoteld op basis van gezondheid. De sleutel: een breed, duidelijk en goed gecommuniceerd verzuimbeleid. Bart Teuwen, verzuimexpert bij Mensura, en Steven Renette, arbeidsrechtadvocaat bij Mploy, belichten de belangrijkste juridische valkuilen en de praktische oplossingen.

“Het aantal discriminatiezaken in het arbeidsrecht zit stevig in de lift,” begint Steven. “Van de 760 Belgische discriminatiezaken uit de periode 2009–2019 kwam maar liefst 86% voor in de arbeidsrechtbank.”

Eerder dit jaar sprak de arbeidsrechtbank in Antwerpen zich bijvoorbeeld nog uit over een opmerkelijke case. Een bedrijf verplichte alle medewerkers die minstens drie keer per jaar afwezig waren om zich bij elke ziekmelding aan te geven bij een controlearts. Volgens de rechter was dit geen legitieme maatregel, maar discriminatie op basis van gezondheidstoestand. De zaak illustreert een groeiende juridische realiteit: zieke werknemers anders behandelen (zelfs met de beste intenties) kan – zonder zorgvuldig verzuimbeleid – uitmonden in een discriminatiezaak.

De Belgische wetgeving hanteert zo’n 35 discriminatiecriteria: persoonlijke kenmerken op basis waarvan je wettelijk gezien niet mag discrimineren (o.a. geslacht, leeftijd, nationaliteit, geloofsovertuiging …). Twee daarvan komen tegenwoordig vaker voor in zaken van de arbeidsrechtbank: gezondheidstoestand en handicap.

“Het begrip ‘handicap’ is niet in de wet gedefinieerd, waardoor rechters teruggrijpen naar een meer sociale definitie,” legt Steven uit. “Daarin is een ‘handicap’ een aandoening van langdurige aard die je belemmert om volwaardig deel te nemen aan het werkleven, zoals doofheid of een beperkte mobiliteit. ‘Gezondheidstoestand’ verwijst dan weer naar medische problemen die niet noodzakelijk langdurig zijn, maar wél aanleiding kunnen geven tot bescherming, zoals de griep of een burn-out.”

Zodra je als werkgever weet dat een medewerker onder een discriminatieciterium valt, zijn er belangrijke gevolgen. Je mag die persoon niet anders behandelen dan de anderen, en in het geval van een handicap ben je als werkgever verplicht om, in de mate van het mogelijke, aanpassingen door te voeren op het werk. Een werknemer in een rolstoel geef je bijvoorbeeld – als je geen lift hebt – best een bureau op de gelijkvloerse verdieping.

Soms wil je misschien met de beste bedoelingen preventief handelen en een afwezige medewerker nauw opvolgen, maar komt dat over als viseren. Dat kan je vermijden via een transparant verzuimbeleid met objectieve doelen, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, en een vast stappenplan over wie wat opvolgt en wanneer.

“Laat aan je medewerkers zien waarom jouw verzuimbeleid belangrijk is en wat je ermee wilt bereiken,” adviseert Bart. “Denk aan brede doelen als het algemene welzijn verbeteren, het economische voortbestaan van de organisatie verzekeren, een vlotte dienstverlening garanderen aan de klant … Zonder dergelijke motieven loop je het risico om onbedoeld te discrimineren. Kijk maar naar die zaak in Antwerpen. ‘Wie vaak ziek is, krijgt automatisch strengere controle’ klinkt misschien logisch, maar juridisch klopt dat niet.”

Blijf dat beleid ook regelmatig communiceren naar je medewerkers. Zo gaan ze beter begrijpen waarom je jouw maatregelen neemt: om samen tot een werkbare oplossing te komen, niet om bepaalde mensen in het vizier te nemen of uit te sluiten. Dat verhoogt de transparantie en vermijdt discussies als “Waarom ik wél en mijn collega niet?”.

Belangrijke nuance: personen met een discriminatiecriterium staan niet op een voetstuk. “Je mag als werkgever altijd een gesprek met hen aangaan over inzetbaarheid en maatregelen nemen als hun afwezigheid problematisch wordt,” vertelt Steven. “Zelfs ontslag behoort tot de mogelijkheden. Maar je moet altijd kunnen aantonen dat je een legitiem doel nastreeft en dat je aanpak passend en noodzakelijk is. Kan je dat niet? Dan kunnen de gevolgen zwaar doorwegen, zoals zes maanden loon aan schadevergoeding.”

In de zaak in Antwerpen zei de werkgever in kwestie dat de extra medische controles nodig waren voor ‘het welzijn van de medewerkers’. Maar daar ging hij de mist in. “De controlearts mag enkel arbeidsongeschiktheid beoordelen, niet iemands welzijn,” duidt Bart. “Het opgegeven doel was dus niet legitiem.”

Je acties moeten niet alleen passen in je beleid, je moet ook bewijsstukken kunnen voorleggen. Het is dus belangrijk om de impact van verzuim op je organisatie objectief vast te leggen en meetbaar te maken.

“Een voorbeeld: leidinggevenden en hr-verantwoordelijken vinden verzuimgesprekken vaak overbodig,” zegt Bart. “Maar ze zijn zó belangrijk. Niet alleen als een moment van connectie met je werknemer, maar ook uit juridisch oogpunt. Als je die gesprekken effectief voert en documenteert, dan kan je achteraf aantonen dat je je beleid consistent hebt toegepast voor iedereen.”

Hoe voer je verzuimgesprekken zonder medische grenzen te overschrijden?

“Focus op de impact van de afwezigheid op het werk,” raadt Bart aan. “Stel dat een zorgkundige door een fysieke beperking geen patiënten meer uit bed kan helpen. Dat heeft een invloed op je dienstverlening en mag je dus aankaarten – zonder te diep in te gaan op het medische aspect. Vraag ook hoe jij daarbij ondersteuning kan bieden.”

Kort samengevat: ongelijke behandelingen van je zieke werknemers moeten een legitiem doel hebben en passen binnen je beleid. Transparantie, duidelijke criteria en een breed gedragen verzuimbeleid met heldere communicatie zijn daarbij essentieel.

Een externe dienst zoals Mensura kan je helpen om een helder en onderbouwd beleid op te stellen. Niet alleen via beleidsadvies en handige stappenplannen, maar ook met ergonomische en psychologische expertise om je werkbelasting objectief in kaart te brengen.